Absence mensuelle d'un employé

Il est important de connaître le nombre de jours de présence mensuelle d'un employé. En effet, la paie ou certains avantages peuvent varier en fonction du nombre de jours pendant lesquels un collaborateur travaillait ou était absent. Par exemple, en France, il est intéressant d'utiliser Jorani pour calculer le nombre de tickets restaurant (chèques déjeuner ou tout autre système comparable tel que la prime de panier) auxquels a droit un employé.

Dans Jorani, il existe une page de rapport fournissant toutes les données mensuelles pour un employé (présence, absence, jours non travaillés, ouvrés, etc.). Cet article explique les prérequis à son bon fonctionnement et comment l'utiliser.

Prérequis

Pour que les données affichées aient un sens (ou qu'il y ait des données affichées), il faudra au préalable avoir renseigné les informations suivantes :

• Avoir créé au moins un contrat avec une période annuelle de congé (par exemple du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année ou du 1^er juin au 31 mai de l'année suivante).
• Sur ces contrats, il faudra définir les jours non travaillés (weekends, fériés, congés publics, etc.).
• Au moment de la création ou de la modification de l'employé par rapport auquel vous souhaitez exécuter le rapport, il faudra indiquer quel est son contrat.

Comment accéder à la page ?

On peut exécuter ce rapport depuis la page Liste des employés. Chercher l'employé concerné (astuce: filtrer le tableau des employés avec le champ de recherche) faire un clic droit sur la ligne de l'employé qui vous intéresse et choisir « Rapport sur la présence » dans le menu contextuel.

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  Liste des employés

Les employés validant les congés d'autres employés pauvent également accéder à ce rapport depuis la page de liste des collaborateurs.

Contenu de la page

La page du rapport semble assez riche, mais il s'agit tout simplement de la même information présentée dans des formats différents : quelles étaient les absences d'un employé durant un mois en particulier.

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  Page de rapport sur la présence mensuelle

Par défaut, ce rapport montre les valeurs du mois précédent. On peut toutefois exécuter ce rapport pour un autre mois. Détaillons chacune des parties de cet écran de haut en bas et de gauche à droite.

Calendrier du mois

Ce calendrier présente toutes les demandes d'absence (quel que soit le statut) crées par l'employé. Il s'agit des données présentées par la page « calendrier individuel » si celle-ci avait été lancée par l'employé.

Synthèse des jours ouvrés, non travaillés, etc.

Immédiatement à droite du calendrier, un bloc indique des données sur l'employé et son contrat de travail. Des calculs sont faits afin de déterminer :

• L'employé, le mois sélectionné et le nombre total de jours dans le mois sélectionné.
• Le contrat auquel est lié l'employé. Un lien permet d'accéder au détail du contrat.
• Le nombre de jours ouvrés. Il s'agit du nombre de jours durant lesquels l'employé est censé être présent. C'est à dire, le nombre de jours dans le mois sélectionné auxquels on soustrait les jours non travaillés définis sur le contrat.
• Le nombre de jours non travaillés définis sur le contrat.
• La durée des absences qui est la somme des demandes créées par l'employé et acceptées par son manager. Il vous appartient de vérifier l'exactitude de ces informations en vous aidant des autres informations tirées de Jorani et de ce rapport.
• La durée de présence qui est la soustraction entre le nombre de jours ouvrés et la durée des absences.

Contrôles d'exécution du rapport

Par défaut, ce rapport montre les valeurs du mois précédent. On peut toutefois exécuter ce rapport en sélectionnant un autre mois et une autre année. Il faut ensuite cliquer sur le bouton Exécuter pour rafraîchir les données.

Calendrier linéaire des absences

Ce calendrier est assez similaire au calendrier tabulaire sauf qu'il ne contient que les demandes de congé acceptées d'un collaborateur.

Liste des absences du mois

Enfin, un dernier tableau récapitule la liste les périodes d'absence effectives de l'employé. Ainsi, les absences commençant le mois précédent ou finissant le mois suivant, mais empiétant sur le mois sélectionné sont listées dans cette table.

Veuillez noter que la liste des absences ne contient que les demandes de congé acceptées.